Volkswagen Financial Services

Całkowity koszt posiadania i użytkowania pojazdów, zwany w skrócie TCO (ang. Total Cost of Ownership), stał się w ostatnich latach podstawowym narzędziem analizy budżetów przeznaczanych na firmowe auta. W jego skład wchodzą wszystkie wydatki, które ponosi firma w okresie użytkowania pojazdu. TCO pozwala przedsiębiorcom precyzyjnie określić takie koszty, dlatego zyskuje coraz większą popularność również wśród firm z sektora MŚP, w tym mikroprzedsiębiorstw.

Według oficjalnych danych statystycznych, w naszym kraju zarejestrowanych jest około dwóch milionów aktywnych firm, z których wiele posiada samochody. Zarządzając parkiem pojazdów w dużych przedsiębiorstwach, menedżerowie korzystają z różnych narzędzi umożliwiających skuteczne zbilansowanie i ograniczanie wydatków przeznaczanych na auta. W tym celu wykorzystują m.in. programy analityczne, ale także korzystają z własnego doświadczenia oraz z analizy TCO, która określa wszystkie wydatki, jakie ponosi firma w związku z posiadaniem i użytkowaniem samochodu. Według ogólnej definicji, TCO to całkowity koszt pozyskania, instalowania, użytkowania, utrzymywania i w końcu pozbycia się aktywów w firmie, w ciągu określonego czasu. W przypadku pojazdów jest to ogół wydatków, z jakimi wiąże się eksploatacja samochodu, od jego pierwszej do ostatniej minuty w firmie.

– W skład TCO wchodzą koszty bezpośrednie i pośrednie związane z autem. Do tych pierwszych można zaliczyć finansowanie (w ramach środków własnych lub zewnętrznych, np. leasingu), zakup paliwa, ubezpieczenie, amortyzację lub utratę wartości pojazdu, przeglądy serwisowe i naprawy mechaniczne, a także ogumienie. Druga grupa wydatków, czyli koszty pośrednie, wiąże się z szeroko rozumianą administracją lub zarządzaniem flotą – tłumaczy Daniel Trzaskowski, dyrektor zarządzający Volkswagen Leasing GmbH Oddział w Polsce.

Inna stosowana systematyka kosztów obejmuje te finansowe (związane z zakupem pojazdu, jego wartością końcową, czyli rezydualną, a także oprocentowaniem) oraz koszty serwisowe i utrzymania auta, czyli jego bieżące utrzymanie, w tym paliwo, ubezpieczenie, przeglądy i serwis mechaniczny, zakup i serwis opon itp.

– W ramach analizy TCO we flotach samochodowych, poszczególne koszty rozkładają się przeważnie w podobny sposób, choć mają na to wpływ cechy wybranego przez klienta modelu oraz jego przebieg w trakcie użytkowania w firmie. Finalna suma kosztów w największym stopniu zależy od utraty wartości pojazdu oraz nakładów na paliwo i płyny eksploatacyjne – stanowią one łącznie niemal 2/3 zsumowanych wydatków. Do pozostałej 1/3 kosztów zaliczamy szeroko rozumiane serwisowanie pojazdu oraz jego ubezpieczenie – tłumaczy Daniel Trzaskowski.

Przeprowadzenie analizy TCO pozwala na oszacowanie wydatków związanych z użytkowaniem pojazdów w firmie, ale z powodzeniem może być zastosowane przez klientów indywidualnych.

– Z analizy cyklu życia poszczególnych aut wynika, że optymalnym momentem na zmianę samochodu na nowy jest okres pomiędzy 3. a 4. rokiem jego eksploatacji. Badania wskazują, że to graniczny termin, po którym wartość auta nadal spada, a zdecydowanie zaczynają rosnąć wydatki na jego serwisowanie. Co za tym idzie – wzrasta całkowity koszt użytkowania pojazdu. Istotny jest również aspekt wizerunkowy i motywacyjny, bowiem to, jakim samochodem jeżdżą użytkownicy, ma często znaczenie w trakcie procesu rekrutacji do firmy – dodaje dyr. Trzaskowski.

W zależności od planowanego wykorzystania samochodu przez użytkownika, każde auto może generować nieco inne wydatki, dlatego tak ważna jest analiza całkowitych wydatków przed zakupem i wzięcie pod uwagę wszystkich możliwych zmiennych, w tym tych niefinansowych. Należą do nich m.in. bezpieczeństwo, awaryjność oraz opinia o konkretnym modelu lub marce. Wszystkie te elementy wpływają w mniejszym lub większym stopniu na wartość rezydualną (końcową) auta po okresie leasingu. Liczenie tych kosztów ułatwia wynajem.

Kalkulację należy opierać na rzeczywistych wydatkach, jakie firma ponosi przy okazji korzystania z auta. W przypadku korporacji zebranie danych potrzebnych do kalkulacji nie powinno stanowić problemu. Inaczej sprawa wygląda w nowych przedsiębiorstwach lub nowo tworzonych flotach, w których nie ma rzetelnych informacji „historycznych” na temat utrzymania aut. Wówczas należy opierać się na szacunkowych kosztach, biorąc pod uwagę następujące elementy: finansowanie, ubezpieczenie, paliwo, opony, serwis oraz wszelkie inne koszty związane z użytkowaniem samochodu.

– Bez tej wiedzy niemożliwe do przewidzenia będą koszty parku samochodowego w firmie, a w szczególności ich skuteczna optymalizacja. Na TCO składają się przede wszystkim wydatki związane z zakupem auta (z uwzględnieniem jego wartości końcowej), paliwem, ubezpieczeniem i serwisowaniem. Ponadto nieuwzględnienie rezerwy budżetowej na nagle naprawy może spowodować, że osoby zarządzające firmowymi autami będą miały problemy z realizacją założeń budżetowych na utrzymanie floty – podkreśla Maciej Zwiewka, Fleet Brand Manager w Volkswagen Financial Services.

Od czego zacząć?

Na wstępie należy ustalić metodę finansowania auta: czy będzie to gotówka, leasing czy kredyt. Drugim etapem jest określenie potrzeb firmy. Wówczas możliwe będzie określenie, na jakie auta oraz w jakiej wersji wyposażenia dane przedsiębiorstwo powinno się zdecydować. Spośród wstępnie wybranych marek i modeli należy następnie sprawdzić, jaka jest ich wartość na rynku wtórnym po zakładanym okresie użytkowania, najczęściej po 3-4 latach. Wybór ten należy rozsądnie przemyśleć, gdyż początkowe oszczędności mogą w ogólnym rozrachunku spowodować stratę.

– Załóżmy, że mamy dwa samochody do wyboru. Pierwszy w cenie 70 tys. zł, a drugi 75 tys. zł. Po trzech latach użytkowania ich wartości rezydualne to odpowiednio ok. 30 tys. zł i ok. 40 tys. zł. Wynika z tego, że droższe w zakupie auto, w rezultacie – przy odsprzedaży pojazdu po trzech latach na rynku wtórnym – kosztuje firmę o 5 tys. zł mniej – tłumaczy Maciej Zwiewka.

Zakup gotówkowy wielu przedsiębiorcom może wydawać się najbardziej opłacalną formą pozyskania auta do firmy. Jednak pomijają w tym przypadku fakt, że przeznaczone na kupno pieniądze zostają „zamrożone” w postaci auta.

Decyzje zakupowe dotyczące flot pojazdów opierają się obecnie na analizie TCO. Pozwala to przedsiębiorcom skupić się na optymalizacji wydatków przeznaczanych na firmowe auta. Ten kierunek z czasem zostanie wsparty przez TGM (Total Cost of Mobility), czyli całkowity koszt mobilności. Co to takiego? TGM to podejście skupione na zapewnieniu – w ramach określonego budżetu – jak największej mobilności pracownikom firmy, przy wykorzystaniu wszelkich dostępnych środków transportu.

– Decyzję podejmuje wtedy sam zainteresowany, a „kartę mobilności”, może wykorzystać do podróży związanych z pracą, ale i prywatnie. Jeżeli zechce jechać do pracy samochodem w ramach wynajęcia samochodu na minuty (car sharing) – proszę bardzo. Jeżeli zdecyduje się na rower, pociąg, komunikację miejską – wszystko może opłacić taką kartą. Mamy już takie rozwiązanie na holenderskim rynku – podsumowuje Daniel Trzaskowski.

Źródło: Euroflota, czerwiec 2018